El allanamiento y registro en una empresa suele ocurrir de forma inesperada. Por ello, definir qué hacer en la primera hora es esencial para reducir riesgos, preservar derechos y mantener la gobernanza funcional durante la ejecución de la orden judicial.
La directriz es sencilla: actuar con método, contar con asesoría jurídica penal calificada y documentar cada etapa de la diligencia.
Constitución del abogado penalista y centralización de la interlocución
El primer movimiento debe ser institucional.
La empresa debe designar de inmediato a un abogado penalista de confianza. Si no existe un profesional previamente contratado, el departamento jurídico corporativo debe indicar un especialista en allanamientos y registros empresariales.
La presencia técnica del abogado:
• organiza el entorno y orienta la lectura del mandamiento judicial;
• verifica direcciones, soportes y espacios autorizados;
• garantiza el registro de divergencias de alcance con cortesía y precisión;
• orienta al equipo sobre la conducta y la preservación de derechos.
El CEO o la dirección deben designar un punto focal (jurídico o de cumplimiento) para centralizar la comunicación con la autoridad policial, evitando interferencias y versiones contradictorias.
Delimitación del alcance y preservación técnica
La segunda línea de acción es técnica y probatoria. Junto con el penalista, se debe:
• dejar explícitos los límites del mandamiento;
• documentar la ejecución, registrando horarios, lugares inspeccionados, objetos incautados y numeración de precintos;
• cuando sea aplicable, verificar y registrar los hashes de integridad de los datos.
El área de TI desempeña un papel crucial: debe mantener los datos intactos, preservar los registros (logs) y suspender rutinas automáticas que puedan sobrescribir metadatos.
La forma de extracción —imagen forense, duplicado espejo o apagado ordenado— debe ser acordada y documentada.
Si existen materiales amparados por secreto profesional (como comunicaciones abogado–cliente), estos deben ser sellados y apartados para verificación judicial, garantizando las prerrogativas de la defensa.
TI, documentación y contextualización probatoria
La primera hora requiere disciplina y método. Toda información debe ser contextualizada con base en hechos verificables.
Mientras se desarrolla la diligencia, elabore una línea de tiempo interna con los principales eventos y participantes.
La curaduría documental debe realizarse junto con el penalista. Si existen documentos útiles para la comprensión del caso, evalúe el momento procesal adecuado para presentarlos, preferiblemente con una nota técnica que sitúe el material en el flujo operativo de la empresa.
En situaciones complejas, es recomendable instaurar una investigación defensiva para reunir contrapruebas de forma estructurada.
Comunicación, consejo y narrativa institucional
La gobernanza debe transmitir serenidad.
Instale una sala de situación con un equipo reducido —jurídico/cumplimiento, TI y alta dirección— y mantenga un registro fáctico continuo:
• quiénes estuvieron presentes;
• qué se solicitó;
• cómo se realizó la incautación de cada objeto.
El Consejo de Administración y la auditoría interna deben ser informados de manera objetiva, con foco en la gestión de riesgos y la continuidad operativa.
En caso de ser necesaria una manifestación pública, esta debe elaborarse con alineamiento entre el despacho penal y el jurídico corporativo, utilizando un lenguaje preciso e institucional.
Para buenas prácticas de gobernanza y respuesta a crisis, consulte el acervo del IBGC (Instituto Brasileño de Gobernanza Corporativa).
Después de la primera hora
Superado el momento más crítico, la empresa debe:
• consolidar el inventario y las copias del material incautado;
• realizar un análisis de riesgo penal por área;
• definir entrevistas internas y un calendario de producción documental.
Las medidas posteriores deben tratarse institucionalmente, conforme a los límites de la orden judicial.
Conclusión y orientación profesional
El allanamiento y registro en la empresa exige respuesta inmediata, método y coordinación.
En tales situaciones, la actuación coordinada entre abogado penalista, TI y cumplimiento es determinante para reducir impactos y proteger derechos.
Al tratar la primera hora con disciplina y claridad de roles, la organización fortalece su gobernanza y seguridad jurídica, superando la crisis con mayor estabilidad institucional.
